Unternehmerischer Erfolg braucht ein zuverlässiges und stabiles Fundament. Klare Regeln sind Grundvoraussetzung dafür, dass unser Handeln jederzeit rechtlich einwandfrei, moralisch integer und ethisch vorbildlich ist. Gegenüber unlauteren Geschäftspraktiken jeglicher Art verfolgt GROB eine Null-Toleranz-Politik. An diesem Anspruch wollen wir uns als weltweit tätiges Familienunternehmen messen lassen.
Was sich allgemein mit dem Fachbegriff Compliance beschreiben lässt, ist bei GROB gelebte Unternehmenskultur: Kern unserer werteorientierten Unternehmenspolitik ist die Einhaltung von Recht und Gesetz. Unser Bekenntnis zur Regelkonformität umfasst dabei nicht nur die national und international geltenden Gesetze und Industriestandards, sondern schließt auch die Wertvorstellungen und Regeln ein, zu denen wir uns selbst, wie auch unseren Geschäftspartnern gegenüber verpflichtet haben. Wir sind überzeugt, dass nur solche Rahmenbedingungen unsere Position als etablierter Markt- und Technologieführer langfristig sichern und dem durch unsere Kunden, Lieferanten und der Öffentlichkeit entgegengebrachten Vertrauen als zuverlässiger und seriöser Partner gerecht werden.
Mit unserem Compliance Management System wollen wir Verstöße gegen diese Grundsätze innerhalb der GROB-Gruppe verhindern, hiergegen gerichtetes Fehlverhalten erkennen und durch zielgerichtete Maßnahmen abstellen. Unsere Compliance Organisation ist damit nicht nur Ausdruck unserer Compliance Kultur, sondern erfüllt gleichzeitig auch eine wichtige Schutzfunktion für GROB selbst, seine Repräsentanten und unsere Mitarbeiter – denn Compliance, das sind wir alle gemeinsam! Folgende Bausteine spielen hierbei eine zentrale Rolle:
Compliance Management System
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Tone from the top -
Code of Conduct -
Compliance Organisation -
Richtlinien & Verfahrensanweisungen -
Schulungen & Mitarbeiterfortbildungen -
Kontakt & Hinweisgebersystem
Nichts anderes gilt für unsere Unternehmenskultur, die in der Tradition eines Familienunternehmens seit jeher Ausdruck von ethischer und sozialer Verantwortung ist. Diese tragende Säule unseres Erfolgs wollen wir erhalten und widerstandsfähig für die Herausforderungen der Zukunft machen. Deshalb bauen wir gerade in zunehmend schnelllebigen Zeiten, geprägt von technologischem Wandel und politischen Unsicherheiten, auf klare Wertvorstellungen, gegenseitigen Respekt und rechtmäßiges Handeln. Dafür wollen wir dauerhaft an uns arbeiten und gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden ein nachhaltiges Umfeld gestalten.
Wir übernehmen Verantwortung und setzen einen hohen Maßstab an uns selbst.
Sich in der täglichen Arbeit regelkonform zu verhalten, muss für jeden Einzelnen von uns eine Selbstverständlichkeit sein. Alle für uns zentralen wie auch unabdingbaren Verhaltensregeln haben wir in einem Code of Conduct (Compliance Richtlinie) gesammelt. Dieser besitzt gruppenweite Gültigkeit. Mit dem Code of Conduct bringen wir unser Selbstverständnis als verantwortungsbewusster Arbeitgeber zum Ausdruck und setzen verbindliche Leitplanken, die jedem Einzelnen von uns helfen, im Berufsalltag das Richtige zu tun. Als Herzstück unserer werteorientierten Unternehmenskultur soll er neben den grundlegenden rechtlichen Rahmenbedingungen für wirtschaftliches und unternehmerisches Handeln Respekt sowie faires und verantwortungsvolles Verhalten vermitteln. Wir möchten all unsere Mitarbeiter dazu ermutigen, eine Vorbildfunktion für rechtlich einwandfreies und ethisch integres Verhalten in der Gesellschaft und am Arbeitsplatz zu übernehmen. Der Code of Conduct der GROB-Gruppe ist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Portugiesisch, Chinesisch und Italienisch verfügbar.
Diesen Anspruch haben wir aber nicht nur an uns selbst, sondern auch gegenüber unseren Geschäftspartnern. Mit unserem Code of Conduct for Business Partners der GROB-Gruppe wenden wir uns speziell an unsere Lieferanten, von denen wir erwarten, dass sie ihrer Verantwortung innerhalb der Lieferkette gerecht werden und sie mit Engagement die Einhaltung unserer Prinzipien bei eigenen Zulieferern und Subunternehmern fördern.
Darüber hinaus dokumentieren wir in der Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie der GROB-Gruppe gezielt unser Bekenntnis zur Achtung international anerkannter Menschen- und Umweltrechte, unsere darauf gestützten Erwartungen an unsere Mitarbeiter und Zulieferer sowie die bei uns eingerichteten Prozesse zur Umsetzung unserer menschrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten. Unsere Grundsatzerklärung ist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Portugiesisch, Chinesisch, Italienisch und Indisch verfügbar.
Wir übernehmen Verantwortung und haben eine Compliance Organisation etabliert, die sich um den Aufbau und die kontinuierliche Verbesserung des gruppenweiten Compliance Management Systems kümmert.
Vom GROB-Stammwerk in Mindelheim steuern der Head of Compliance und sein Team das weltweite Compliance Netzwerk der GROB-Gruppe. Sie stellen sicher, dass unser Compliance Management System in alle Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften transportiert wird und überall vergleichbare Compliance Standards gelten. Dazu kommunizieren sie regelmäßig sowohl mit den Führungskräften vor Ort in Mindelheim als auch mit den lokalen Compliance Verantwortlichen der anderen GROB-Standorte. Das Compliance Team setzt darauf, dass alle relevanten Personen bei der Entwicklung von Compliance Lösungen mit eingebunden werden. Der Head of Compliance steht wiederum in engem Austausch mit der Geschäftsführung.
Das Compliance Team ist unmittelbarer Ansprechpartner für sämtliche Fragen rund um das Thema Compliance. Es unterstützt unsere Mitarbeitenden aktiv, sich im Arbeitsalltag, aber auch in herausfordernden Situationen stets rechtlich einwandfrei und den ethischen Verhaltensregeln entsprechend zu verhalten. Zudem werden sämtliche Geschäftsbereiche durch das Compliance Team regelmäßig auf potenzielle Compliance Risiken hin analysiert und die Einhaltung von Prozessen, Abläufen und Standards überprüft. Im Austausch mit den jeweils prozessverantwortlichen Personen werden bei Bedarf angemessene Maßnahmen zur Risikovermeidung und -minimierung erarbeitet. Darüber hinaus erstellt das Compliance Team bedarfsgerechte Schulungskonzepte und nimmt Hinweise zu möglichen Unregelmäßigkeiten und potenziellem Fehlverhalten innerhalb der GROB-Gruppe entgegen.
Wir übernehmen Verantwortung und wollen die Handlungssicherheit unserer Mitarbeiter stärken.
Mit Hilfe von Richtlinien und Verfahrensanweisungen geben wir unseren Mitarbeitern klare Vorgaben, die oftmals über die gesetzlichen Anforderungen hinaus gehen. Immer dort, wo das Compliance Team potenzielle Compliance Risiken identifiziert, erarbeiten wir in Zusammenarbeit mit den jeweiligen internen Ansprechpartnern Maßnahmen zur Risikovermeidung bzw. -minimierung und evaluieren deren Wirksamkeit in regelmäßigen Abständen. So wird etwa der Umgang mit Geschenken und Einladungen gesondert geregelt.
Aber auch für die Exportkontrolle gibt es ein unternehmensinternes Regelwerk, das die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Weitere spezielle Compliance Richtlinien und Verfahrensanweisungen befinden sich derzeit durch das Compliance Team im Aufbau. In unseren Richtlinien und Verfahrensanweisungen setzen wir auf Best Practice Standards, indem wir u. a. Freigaberegelungen, Funktionstrennungen, Job-Rotationen, Unterschriftenregelungen oder das Vier-Augen-Prinzip als feste Bestandteile in die einzelnen Prozessabläufe integrieren.
Wir übernehmen Verantwortung und sensibilisieren unsere Mitarbeiter für einen risikobewussten Umgang mit compliance-bezogenen Fragestellungen.
Die Komplexität und Internationalität unserer Geschäftstätigkeit und unser Streben nach Perfektion stellen hohe Anforderung an jeden Einzelnen von uns. Aber nur, wer die rechtlichen Leitplanken seines Handelns kennt, ist auch in der Lage, mögliche Compliance Risiken zu erkennen und ihnen im Berufsalltag angemessen Rechnung zu tragen.
Wir legen deshalb großen Wert darauf, bei all unseren Mitarbeitern das Bewusstsein über mögliche Compliance Gefahren und den damit verbundenen Folgen für GROB selbst, aber auch für seine Repräsentanten und seine Beschäftigten zu fördern und langfristig zu verinnerlichen. Dabei ist uns wichtig, unseren Beschäftigten das dafür erforderliche Wissen zu vermitteln, um ihnen Sicherheit in ihrem Berufsalltag zu geben.
Die Schulungen werden durch das Compliance Team erstellt und beziehen sich zum einen auf ganz grundlegende Compliance Themen wie Datenschutz, Korruption und Geldwäsche, die für alle Mitarbeitenden verpflichtend sind; zum anderen gibt es Schulungen, die spezielle Compliance Risiken, etwa aus dem Kartellrecht oder der Exportkontrolle adressieren und sich in erster Linie an Mitarbeiter aus diesen Abteilungen richten.
Kontakt & Hinweisgebersystem
Wir übernehmen Verantwortung und wollen allen Beteiligten – sei es unseren Mitarbeitern oder Externen – Mut machen, Verdachtsmomente auf mögliche Missstände, Fehlverhalten und Unregelmäßigkeiten innerhalb der GROB-Gruppe zu melden.
Transparenz und Offenheit sind elementare Werte unserer Compliance Kultur. Nur wer um mögliche Schwachstellen in seiner Organisation weiß, wird in die Lage versetzt, eingetretenes Fehlverhalten eigenständig abzustellen und Prozesse für die Zukunft zu optimieren. Im Sinne eines Frühwarnsystems ist uns daran gelegen, möglichst frühzeitig Kenntnis über etwaige Missstände zu erhalten.
Wir sind davon überzeugt, dass wir durch ein funktionierendes Hinweisgebersystem die Integrität unserer Unternehmensgruppe und das Vertrauen unserer Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Partner sowie anderer Stakeholder nachhaltig stärken und dadurch langfristig ein anerkannter Geschäftspartner bleiben. Gleichzeitig ist uns bewusst, dass sich trotz gewissenhafter Prävention und größter Umsicht (neue) Compliance Risiken und (unbeabsichtigte) Compliance Verstöße nie vollständig ausschließen lassen und wir somit auf Hinweise, die uns solche Lücken aufzeigen, angewiesen sind. Wir sehen in jeder Meldung einen wichtigen Beitrag, damit wir unserer Compliance Verantwortung gerecht werden können.
Jedem interessierten Hinweisgeber soll es deshalb möglich sein, sein Anliegen so einfach wie möglich zu adressieren. Hierzu steht es dem Hinweisgeber frei, ob er sich über untenstehende Kontaktdaten direkt an das Compliance Team wendet oder ob er den Hinweis über unser digitales Hinweisgebersystem abgibt, das auch eine anonyme Meldung ermöglicht. Die Meldeplattform wird durch den externen Dienstleister otris betrieben, durch den die abgegebenen Hinweise verschlüsselt und nicht nachverfolgbar an das Compliance Team in Mindelheim gelangen. Dieses kümmert sich um die Bearbeitung der Hinweise und leitet die dafür notwendigen Schritte so schnell wie möglich ein.
Auch nach Abgabe des Hinweises können die Hinweisgeber über die verschlüsselte Chatfunktion der Meldeplattform mit dem Compliance Team in Kontakt treten sowie Nachrichten des Compliance Teams über den Bearbeitungsstatus oder zu sachverhaltsbezogenen Rückfragen empfangen – selbstverständlich immer auch anonym.
Alle Hinweise werden vertraulich und zügig behandelt. Der Schutz der Hinweisgeber hat für GROB oberste Priorität. Eine Person, die einen Hinweis in gutem Glauben abgegeben hat, ist vor jeder Form der Benachteiligung geschützt. Dies gilt auch, wenn sich die Meldung im Nachhinein als unbegründet erweist. Bewusster Missbrauch des Hinweisgebersystems wird indes nicht toleriert und kann die Einleitung rechtlicher Schritte zur Folge haben.
Mit Blick auf das Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes zum 1.1.2023 weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass über das Hinweisgebersystem auch Meldungen zu menschenrechtlichen und/oder umweltbezogene Risiken und Verstößen abgegeben werden können. Einzelheiten finden Sie hierzu in der nach § 8 Abs. 2 LkSG vorgesehenen Verfahrensordnung (Verfügbar in den Sprachen Deutsch, Englisch, Portugiesisch, Chinesisch, Italienisch und Indisch).
Ihre Ansprechpartner
General Counsel
Head of Compliance
Hannah Knebel
Rechtsanwältin
(Syndikusrechtsanwältin)